Als Redakteurin bei Hagenah Landtechnik beschäftige ich mich täglich mit Software, die auf dem Hof praktisch funktionieren muss — und das oft unter strengen rechtlichen Vorgaben wie der DSGVO. Viele Landwirtinnen und Landwirte fragen mich: Welche Hofbuchführungsprogramme sind wirklich DSGVO-konform und gleichzeitig praxisgerecht? In diesem Beitrag teile ich meine Erfahrungen, worauf ihr achten solltet und welche Lösungen sich in der Praxis bewährt haben.
Was bedeutet DSGVO-Konformität für Hofbuchführung praktisch?
DSGVO ist kein abstraktes Gesetzeswerk, das nur Anwälte interessiert — es beeinflusst, wie ihr Daten erhebt, speichert und weitergebt. Für die Hofbuchführung heißt das konkret:
Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung: Ihr braucht eine rechtliche Grundlage (z. B. Erfüllung eines Vertrags, berechtigtes Interesse oder Einwilligung).Datensparsamkeit: Nur die Daten erheben, die wirklich nötig sind.Transparenz gegenüber Betroffenen: Mitarbeitende, Dienstleister und ggf. Kunden müssen wissen, wie ihre Daten verarbeitet werden.Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Verschlüsselung, Zugangskontrollen, Backups, Protokollierung.Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / Auftragsverarbeitung): Wenn ein Anbieter eure Daten verarbeitet, braucht ihr einen schriftlichen Vertrag.Cloud vs. lokale Installation: Vor- und Nachteile aus Hofpraxis
Viele Anbieter bieten Cloud-Lösungen an — das ist praktisch, aber nicht automatisch DSGVO-konform. Aus meiner Praxissicht:
Cloud: Vorteil: Zugriff von Feld, Hofbüro und Smartphone; automatische Updates; oft integrierte Backups. Nachteil: Ihr müsst sicherstellen, dass Rechenzentren in der EU liegen oder geeignete Garantien vorhanden sind und der Anbieter einen AVV anbietet.Lokale Installation (on-premises): Vorteil: Mehr Kontrolle über physische Daten; kein Outsourcing der Verarbeitung. Nachteil: Wartungsaufwand, eigenes Backup- und Update-Management, oft teurer und technisch anspruchsvoller.Ich empfehle für die meisten Höfe Cloud-Lösungen mit klaren vertraglichen Regelungen — vorausgesetzt, der Anbieter ist transparent und bietet ausreichende TOM.
Wichtige Kriterien bei der Auswahl einer Software
Bei der Bewertung von Hofbuchführungssoftware achte ich auf folgende Punkte:
AVV vorhanden: Der Anbieter sollte einen leicht zugänglichen Auftragsverarbeitungsvertrag bieten.Rechenzentrum in der EU / geeignete Garantien: Hosting innerhalb der EU ist aus meiner Sicht einfacher zu rechtfertigen.Verschlüsselung: TLS für Datenübertragung und idealerweise Verschlüsselung ruhender Daten (at-rest).Rollen- und Rechteverwaltung: Unterschiedliche Zugriffslevel für Betriebsleiter, Buchhalter und Aushilfen.Protokollierung & Zugriffskontrolle: Wer hat wann welche Daten geändert?Exportmöglichkeiten: Offene Formate (CSV, XML) für Datensicherung und Wechsel des Anbieters.Datensparsamkeit & Anpassbarkeit: Felder deaktivieren können, die ihr nicht braucht.Support und Dokumentation: Wie schnell reagiert der Anbieter bei Sicherheitsvorfällen?Marken und Produkte — welche Lösungen taugen?
Ich nenne hier Anbieter, die mir in Tests und in Rückmeldungen aus der Praxis positiv aufgefallen sind. Das ist keine vollständige Liste, sondern eine Orientierung:
Landwirtschaftliche Buchführungssoftware A (Beispiel): Oft cloudbasiert, mit EU-Hosting, AVV verfügbar, gute Exportfunktionen. Praktisch für kleinere Betriebe.Landwirtschaftliche Buchführung B (Beispiel): Stärker auf Betriebsabrechnung fokussiert, lokale Option verfügbar, umfangreiche Rollenverwaltung.Allgemeine Buchführungstools (z. B. DATEV, Lexware): Sehr ausgereift bei Datenschutz und Compliance, aber manchmal überdimensioniert für einfache Hofbücher.Wichtig: Prüft immer das Kleingedruckte zum Hosting-Standort und ob ein AVV angeboten wird. Manche speziell auf Landwirtschaft ausgerichtete Anbieter sind bei Datenschutz besonders transparent, andere weniger.
Technische Maßnahmen, die ich empfehle umzusetzen
Neben der Wahl der passenden Software gibt es Maßnahmen, die ihr selbst umsetzen solltet:
Regelmäßige Backups: Mindestens 2 Kopien, eine davon an einem externen Ort. Testet die Wiederherstellung regelmäßig.Verschlüsselte Geräte: Mobile Geräte und Laptops, die auf Hofdaten zugreifen, sollten verschlüsselt und passwortgeschützt sein.Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Wann immer möglich aktivieren.Protokollierung von Änderungen: Aktivieren und regelmäßig prüfen — besonders bei Geldflüssen und Lagerbeständen.Zugriffsmanagement: Prinzip der geringsten Rechte: Mitarbeiter erhalten nur, was sie wirklich benötigen.Verträge, Nachweise und Dokumentation
DSGVO verlangt nicht nur technische Maßnahmen, sondern auch Dokumentation. Ich empfehle folgende Unterlagen bereitzuhalten und regelmäßig zu prüfen:
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT): Welche Daten verarbeitet ihr und zu welchem Zweck?AVV mit jedem Anbieter: Datum, Laufzeit, technische Maßnahmen, Subunternehmer.Datenschutzinformation für Mitarbeiter: Formulare / Hinweise, die erklären, wie ihre Daten verarbeitet werden.Notfallplan: Ablauf bei Datenpannen, Verantwortlichkeiten, Kommunikationsplan.Praxis-Checklist: Schnellüberprüfung eines Anbieters
| Prüfpunkt | Ja/Nein | Kommentar |
|---|
| AVV vorhanden | | Unbedingt fordern und prüfen |
| Hosting in der EU | | Wenn nein: welche technischen Garantien? |
| Verschlüsselung (in Transit & at rest) | | Technische Details anfragen |
| 2FA möglich | | Wichtig für Admin-Konten |
| Datenexport in offenen Formaten | | Wechselbarkeit sicherstellen |
| Rollen- und Rechteverwaltung | | Feingranularität prüfen |
Häufige Missverständnisse
Ich treffe oft auf diese Fehlannahmen:
"Cloud = automatisch unsicher": Nicht automatisch. Viele Cloud-Anbieter haben starke Sicherheitsmaßnahmen — aber ihr müsst vertraglich absichern, wo und wie die Daten liegen."Kleine Betriebe sind DSGVO-frei": Nein. Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. Mitarbeiterdaten) fällt unabhängig von Betriebsgröße unter DSGVO."Anbieter haftet allein": Nein. Ihr bleibt in vielen Fällen gemeinsam verantwortlich und müsst die Auswahl und Kontrolle dokumentieren.Wenn ihr möchtet, kann ich euch beim Vergleich zweier konkreter Softwarelösungen helfen: ich prüfe dann AVV, Hostingstandort, Exportmöglichkeiten und gebe eine praxisorientierte Empfehlung für euren Betrieb. Schreibt mir gern die Namen der Anbieter und eure Betriebsgröße — dann mache ich mir die Arbeit und liefere eine konkrete Einschätzung.
